Curso en Gestión del Tiempo y Productividad


¿Qué es la gestión del tiempo?

Desde las lecturas académicas hasta el contenido presente en las redes sociales, en la era de la información vivimos constantemente bajo estímulos que tratan de captar nuestra atención. Los anunciantes gastan enormes sumas de dinero en conseguir escasos segundos de nuestro día a día y esto lleva a realizar una comparativa entre el valor del dinero y el valor de nuestro tiempo. ¿Es tan valioso cada uno de nuestros minutos como para que prácticamente todos los negocios realicen ingeniosas campañas de márketing o las empresas inviertan miles de dólares en modelos de trabajo que expriman cada jornada de sus trabajadores?

De esto trata el curso de gestión del tiempo y productividad proporcionado por el centro de formación continua de la universidad autónoma de Madrid. Recalco que no se trata de un exhausto análisis de la productividad o las herramientas empresariales de gestión del tiempo, sino un enfoque más personal en el que el docente enseña el valor del tiempo desde un punto de vista más emocional y motivador. Con este fin, se proporcionaron herramientas para que cada uno de los asistentes confeccionara un sistema personal con el que podamos exprimir cada segundo de nuestro día a día.

¿Por qué es necesaria la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es algo que de una forma u otra interesa a todo el mundo. Está estrechamente relacionada con la productividad y sirve tanto para ganar más dinero como para poder invertir más tiempo en la familia y amigos.

El tiempo es un bien que se reparte de forma equitativa y universal. Si lo comparásemos con el dinero, cada uno de nosotros cada día es pagado con la misma cantidad de minutos. Tiene el lado negativo que cada minuto que se emplea se pierde para siempre. No obstante, también tiene el lado positivo que cuando amanecemos cada mañana, tenemos la cuenta renovada y podemos disfrutar de nuestro tiempo de nuevo. Todos deberíamos ser capaces de invertir de forma sabia y eficiente. Esta es la finalidad de la gestión del tiempo, descubrir cuál es para cada uno de nosotros la forma sabia de invertir nuestro tiempo y construir un sistema que nos permita lograr nuestros objetivos y honrar cada uno de nuestros minutos.

Curso de productividad y gestión del tiempo (UAM)

El curso se desarrolló por la mañana los días 10, 12 y 13 de Julio de 2018 en la facultad de biología de la universidad autónoma de Madrid. Cada día las sesiones duraban 3 horas y media.

Para comenzar el curso, se pusieron en común ideas y sistemas que tenían cada uno de los asistentes con el que gestionaban su tiempo. Con ello, nos fuimos conociendo poco a poco hasta el punto de que al final del curso, se respiraba un ambiente agradable y familiar. Esto fue posible gracias al excelente trabajo del profesor que incentivaba a la participación de todo el grupo para que esta experiencia fuera lo más cálida posible.

Además, al ser un curso de formación continua de la UAM, los asistentes barrían varias edades y profesiones, permitiendo un enfoque más rico y completo de la importancia de la gestión del tiempo.

¿Quién es Jonathan Benito Sipos?

El docente que impartió el curso es Jonathan Benito Sipos, profesor doctor contratado en la facultad de biología de la universidad. La gestión del tiempo a Jonathan le ha sido imprescindible en su carrera profesional. Tras perfeccionarla decidió compartirla con nosotros tanto en este curso como en su libro: “Gestión del tiempo: Gestiona tu tiempo disfruta de la vida” que agrupa bastantes conceptos que se impartieron y es una lectura recomendada disponible tanto en formato digital como en físico.

Jonathan cuenta en su carrera profesional en la universidad con puestos relevantes para el curso como la dirección del centro de formación continua, el puesto de vicedecano de estudiantes de la facultad de ciencias y puesto de Vicerrector Adjunto de investigación en la UAM.

Personalmente, pese a la llamativa carrera de Jonathan donde radica su calidad como docente es en las relaciones personales que tiene, no solo con sus alumnos sino con todo el equipo de la universidad. Con una personalidad cálida e íntegra a la par que capaz, Jonathan demuestra en este curso su vocación en la docencia y proporciona una experiencia agradable a la vez que formativa. Para concluir el curso, introdujo un apartado motivacional con el fin de inspirar a los asistentes a aplicar las técnicas enseñadas y a adquirir otro enfoque más emocional de lo que supone la gestión del tiempo. Es en esta sección de coaching donde quedé sorprendido por su pasión por lo que hace y como la transmite de forma muy satisfactoria.

La herramienta fundamental del curso: La hoja de ruta

Una vez realizados los preliminares nos adentramos de lleno en las técnicas y conceptos fundamentales en la gestión del tiempo. A nivel teórico Jonathan nos habla de que es muy complicado gestionarnos sin un método personal y fiable. Debemos poder recurrir a este con la tranquilidad de que tenemos nuestras tareas y compromisos bajo control, y no al revés. Este método, fundamentalmente ha de ser útil, sencillo y flexible.

Estas características deben llevarnos a un sistema donde volquemos todas nuestras tareas, ideas y sueños. El fin de esto es, aludiendo a las palabras de David Allen (un maestro en la gestión del tiempo con su libro Organízate con eficacia), “Que nuestra mente sirva para crear ideas, no para retenerlas”. Esto genera una sensación de desasosiego enorme, puesto que permite saber que no tenemos que estar constantemente pensando en “se me está olvidando algo” sino que podemos centrarnos totalmente en la actividad que realicemos en cada momento ya sea profesional o familiar. Concluimos que, como el primer paso esencial en la gestión de nuestro tiempo, es necesario recopilar todo aquello a lo que queremos atacar en un lugar donde sabemos que lo tenemos ahí esperando a que lo necesitemos.

Esto no es una sorpresa, las agendas, calendarios o sistemas de gestión de proyectos son elementos clásicos en la productividad. Pero ¿sabemos usarlos correctamente? Después de aprender entre otras cosas, la verdadera finalidad de las herramientas de productividad que ya conocíamos se nos presentaron algunas nuevas como Asana, un gestor de proyectos.

Una vez realizada la recopilación es esencial saber que hacer con toda la información de la que disponemos. Tareas como ‘llamar a María’, ‘cambiar la luz de la cocina’ o ‘Buscar un servidor de almacenamientos de archivos’ son tareas que necesitan ser procesadas. Así nos introdujo Jonathan el siguiente paso fundamental, procesar todas las tareas que tenemos pendientes. El método de procesar es enormemente variado y depende de la escuela de gestión del tiempo a la que acudamos. Unas organizan nuestras tareas en función de la prioridad que estas tienen, dedicando más tiempo a aquello que resulta más importante. Otras lo enfocan desde la disponibilidad, realizando las tareas en función de la situación para poder ser lo más eficientes posibles.

En esto Jonathan recalca la importancia de que para que este método sea efectivo, tiene que ser personal y flexible. Cada uno tenemos unos picos en los que somos más productivos y situaciones en las que estamos más motivados. Es por esto por lo que conocerse a uno mismo (cómo trabajamos y cuáles son nuestras distracciones) es uno de los factores más útiles a la hora de gestionarnos el tiempo.

Una vez ya hemos procesado todo lo que tenemos que hacer, e ‘identificado la acción siguiente’ (concepto muy tratado en la gestión del tiempo) toca ajustar todas estas tareas en nuestro día a día. Es aquí donde introducimos la herramienta resultado de todo nuestro trabajo, la Hoja de Ruta.

La Hoja de Ruta es un sistema cuyo fin principal es saber que en cada momento estamos haciendo lo correcto. Un punto importante a tener en cuenta es que nuestro tiempo es limitado, y es muy probable que no podamos realizar todas las tareas que queramos. Aquí entra el previo trabajo de procesamiento. Ahora tenemos claro que es lo más importante que hay que realizar cada día. De esta forma ahora podemos tomar todas estas acciones prioritarias y organizarnos junto con otros sistemas como el calendario o la agenda.

La finalidad de la hoja de ruta está bastante clara, ajustar tu día para que realices en todo momento lo más importante para ti. Ahora bien, entonces ¿qué diferencia la hoja de ruta de un planificador diario? Este punto es crucial y es de hecho uno de los factores por los que una saludable gestión del tiempo trae tanta tranquilidad. En general todos nosotros cuando fijamos una planificación llevamos esta al extremo. Si no cumplimos lo fijado, entra en juego la decepción, la ansiedad y el estrés. Es por esto que la hoja de ruta su esencia fundamental es que no tienes porque realizarla entera sino tratar de seguirla para saber que has logrado lo más importante.

Junto con la hoja de ruta Jonathan nos mostró también la utilidad de las listas, recordatorios, técnicas de timeboxing, sistemas de archivos, rutinas, revisiones semanales. También hablo de como gestionar herramientas que todos tenemos pero que empleamos de forma ineficiente como el correo electrónico, las llamadas, el whatsapp etc.

A su vez también se tratan en el curso por ejemplo que hacer con los días malos, las distracciones, el estrés, el lugar de trabajo o la importancia de la limpieza.

En conclusión, se tratan una enorme cantidad de conceptos y herramientas relacionadas con la productividad. El sentimiento general de los que asistimos al curso es de un análisis muy completo y sobre todo útil e inmediatamente aplicable a nuestro día a día.

Ser grande no es una cuestión de tamaño sino de actitud

La rueda de la vida

Por último, Jonathan trató un apartado esencial que personalmente fue la guinda del pastel. La disciplina y nuestro sistema pueden ser enormemente funcionales y eficientes, pero es esencial que nos lleven a donde queremos ir. Abriendo con las palabras de Séneca “No existe viento favorable para aquel que no sabe donde va” Jonathan abrió el debate de que aspectos de nuestra vida queremos mejorar. Tras una sesión de coaching estrechamente relacionada con lo tratado durante el curso, el sentimiento general fue de una motivación excepcional. No quería finalizar el artículo sin invitaros a experimentar el buen trabajo que realiza el docente en este campo. Se trataron temas como la capacidad de adaptarse, los triunfadores tardíos, los valores, la actitud positiva y definir nuestra pasión.

En resumen ¿Qué fue lo que aprendimos en el curso de productividad y gestión del tiempo?

Tras estos tres días de curso, nos llevamos más de una docena de herramientas y conceptos además de una experiencia agradable. El curso es accesible para todos a través del centro de formación continua. Con ediciones en enero y en julio los miembros de NUSGREM os invitamos a honrar vuestro tiempo y aprovechar al máximo el curso gratuito de Jonathan. Si no puedes asistir al curso, gran parte de la información que imparte la puedes encontrar en su libro “Gestión del tiempo: Gestiona tu tiempo disfruta de la vida”. Con un formato similar, también proporciona un curso de Técnicas de Estudio cuya información también está disponible en su libro “Técnicas de Estudio para todos: Aprende más, mejor y saca las mejores notas” en Amazon.

Como puntos a mejorar del curso hay que tener en cuenta que debido a la participación de los estudiantes en las actividades y puestas en común, es complicado barrer toda la información que se imparte en el curso y se quedan secciones sin tocar tales como la gestión avanzada de proyecto y otros conceptos interesantes. Esto puede causar problema a todos aquellos que les guste completar todo el temario (esto es complicado ya que las horas dedicadas son escasas). Sin embargo, si os llama la atención todos estos temas, el docente facilita toda su bibliografía así como la información que emplea para impartir el curso.

Podemos concluir a groso modo, que la gestión del tiempo te ayuda a exprimir tu día a día lo máximo posible. Sin embargo, no va a lograr que realices lo que lleva dos minutos en uno. Lo que proporciona una organización saludable es seguridad, anula el estrés y permite disfrutar al 100% de cada una de las actividades del día a día. Es cierto que en el curso Jonathan nos enseñó algunas técnicas para que nuestros minutos productivos pasen de ser un 60% a un 80% pero lo más esencial del curso es enseñarnos a conocernos a nosotros mismos, nuestros valores y organizarnos entorno a lo que somos. De este modo, lograremos con el tiempo que se nos ha dado, convertirnos en aquello que es lo verdaderamente importante para nosotros.

Miguel G. Sánchez Weckx
Miembro de NUSGREM

El equipo de NUSGREM con Jonathan Benito Sipos

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